De Vrolijkheid

Netwerk

De Nationale Stichting ter bevordering van Vrolijkheid is een netwerkorganisatie bestaande uit een landelijk kantoor en zelfstandig werkende teams per locatie (azc). In elk azc waar de Vrolijkheid werkt sturen twee programmacoördinatoren een eigen team aan. Deze teams bestaan uit kunstenaars, vrijwilligers en stagiairs; mensen die met kunst en creativiteit investeren in kinderen, jongeren en hun ouders. In 2021 bestond het netwerk uit in totaal 499 personen.

Programmacoördinatoren

Programmacoördinatoren plannen, organiseren en coördineren op freelance basis één of meerdere dagen per week kunstzinnige en creatieve activiteiten en voeren dit samen met bewoners en hun team uit in een azc. Zij zijn verantwoordelijk voor de invulling van het programma, de activiteiten ruimtes, de samenstelling en begeleiding van het team, lokale fondsenwerving, rapportages, en administratie. Zij betrekken organisaties en mensen vanuit de lokale gemeenschap bij het programma van de Vrolijkheid. Programmacoördinatoren zijn zeer bepalend voor de kwaliteit en continuïteit van de Vrolijkheid op een azc en dit stelt hoge eisen aan de persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden . In 2021 werden 58 programmacoördinatoren één tot 1,5 dag per week betaald tegen een standaard tarief van 27 euro per uur inclusief btw.

Kunstenaars/workshopleiders

De kunstzinnige workshops en activiteiten van de Vrolijkheid worden uitgevoerd door kunstenaars en workshopbegeleiders. Zij zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke concepten en het begeleiden van het creatieve proces. Zij werken nauw samen met programmacoördinatoren en stemmen hun activiteiten af op de specifieke omstandigheden in het azc waar zij werken. Waar mogelijk worden kunstenaars die woonachtig zijn op azc’s actief betrokken bij de Vrolijkheid. In 2021 werkten in totaal 245 kunstenaars en workshopbegeleiders mee aan activiteiten van de Vrolijkheid. Dit is een stijging van 40% ten opzichte van 2020 toen dit aantal lag op 176, terwijl de opdrachten over het algemeen wel kleiner waren. Deze stijging werd voornamelijk veroorzaakt door een groter aantal kortere series workshops als een reactie op diverse Corona restricties en een grotere varieteit in de kunstenaars bij de organisatie van de intensieve projecten van Beeld//Formers.

Vrijwilligers

Vrijwilligers vormen de stabiele basis van de lokale teams. De Vrolijkheid investeert in vrijwilligers met begeleiding, trainingen en inspiratiedagen. Vrijwilligers kunnen bewoners van het azc zijn, of mensen uit de buurt. Het aantal vrijwilligers daalde met 11% van 187 in 2020 naar 169 in 2021. De voornaamste reden hiervan was dat periodes van lock-down voor sommige vrijwilligers momenten waren om definitief te stoppen. De locale teams hebben door deze daling weer behoefte aan nieuwe vrijwilligers in 2022.

Stage 

Een stage bij de Vrolijkheid duurt minimaal drie maanden omdat structuur en vaste gezichten belangrijk zijn voor de continuïteit op een azc. De voorkeur gaat uit naar stages van kunst- en creatieve opleidingen. De mogelijkheden voor stages bij de Vrolijkheid verschillen per locatie omdat die mede afhankelijk zijn van het soort activiteiten en de grootte en de samenstelling van het team.

Landelijk kantoor

Het kantoor van de Vrolijkheid is gevestigd in Amsterdam. In 2021 bestond het kantoorteam uit 20 werknemers, 15,5 fte in totaal. Het kantoorteam is verantwoordelijk voor de financiële, inhoudelijke, administratieve, juridische, communicatieve en educatieve ondersteuning van de lokaal werkende teams in het netwerk. In 2021 vonden ongeveer 50 werkbezoeken plaats aan de lokale teams. Dit is ongeveer de helft van het aantal fysieke werkbezoeken in 2020. Overleg en voortgangsgesprekken vonden 2021 grotendeels online plaats met behulp van videobellen. Zo ondersteunde het kantoorteam het netwerk bij de organisatie van de activiteiten, de kwaliteit, uitwisseling, administratie, inspiratie, netwerken en fondsenwerving. Voor de werknemers van de Vrolijkheid is geen cao van toepassing. Het salaris van werknemers is gebaseerd op een eigen salarishuis dat in lijn is met de richtlijn van Goede Doelen Nederland.

Directie 

Eind 2021 besloot het bestuur van de Vrolijkheid tot een aanpassing van het bestuursmodel. Hierover meer onder ‘Organisatorische ontwikkelingen 2021’. Door deze aanpassing is onderstaande beschrijving van de Directie en het Bestuur na 2021 niet meer van toepassing.

De directeur, Taco Ruighaver, is benoemd door het bestuur en verantwoordelijk voor beleidsvorming, planning, aansturing en uitvoering. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur en heeft eens per jaar een functioneringsgesprek met de voorzitter en een lid van het bestuur. De directeur onderhoudt maandelijks contact met landelijke projectleiders en minimaal tweewekelijks met het management team (MT). Het MT bestaat uit de directeur, zakelijk leider, en de landelijk coördinator. Alle werknemers voeren tweemaal per jaar een functioneringsgesprek met de directeur.

In 2021 bedroeg het brutosalaris (inclusief vakantiegeld) van de directeur €78.881 bij een 36-urige werkweek. De totale bezoldiging (salaris inclusief het werkgeversdeel van de pensioenlasten) bedroeg €87.552. De Vrolijkheid voldoet hiermee aan de Regeling Beloning Directeuren van goede doelen organisaties van de Commissie Normstelling. Dit is een onderdeel van de erkenningsregeling van het CBF. Op basis van een BSD (Basis Score Directie functie) van 335 punten dient de hoogte van het jaarsalaris van de directeur onder het maximum te blijven van het voor categorie E (BSD score tussen 311 en 340) bepaalde maximum van € 88.928.

Bestuur

Het 7-koppige bestuur van de Vrolijkheid is onafhankelijk en heeft een toezichthoudende rol ten aanzien van de uitvoerende organisatie. Het is daarbij verantwoordelijk voor de strategie, het lange termijn beleid en uitvoering van risicoanalyses.

Bestuursleden worden benoemd voor een termijn van drie jaar met een mogelijke verlenging van één termijn. De beroepen en nevenfuncties (zie pagina 116) van bestuursleden leveren geen risico op voor belangenverstrengeling en de onafhankelijkheid is niet in het geding. Het bestuur stelt jaar- en meerjarige strategieplannen vast, net als jaar begrotingen, jaarverslagen en jaarrekeningen. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening informeert een externe accountant het bestuur over de bevindingen.

Tijdens bestuursvergaderingen rapporteert de directeur aan het bestuur over inhoudelijke, financiële en personele ontwikkelingen. De erkenning van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) stelt eisen aan de bestuurlijke inrichting van de organisatie en het bestuur past de Governance Code Cultuur toe voor goed bestuur en toezicht in de cultuursector.

Het bestuur voert haar taken onbezoldigd uit. Voor onkosten konden bestuursleden op verzoek gebruik maken van een vacatieregeling voor bestuursleden met een maximum van 1700 euro per jaar. Het bestuur kwam viermaal per jaar bijeen voor een bestuursvergadering.

Er vonden in 2021 vier reguliere bestuursvergaderingen plaats. Hierin werden onder meer het jaarverslag 2020 en de bijbehorende jaarrekening goedgekeurd. Verder werden de voortgang en (financiële) resultaten van de diverse projecten besproken, en werd het aangescherpte integriteitsbeleid en het nieuwe besturingsmodel vastgesteld. Daarnaast kwam het bestuur bij elkaar voor een zelfevaluatie.

Partners

Bij het realiseren van de doelstellingen ontvangt de Vrolijkheid bijzonder waardevolle steun van Adessium Foundation, Centraal Orgaan opvang asielzoekers, de Nationale Postcode Loterij, Stichting Kinderpostzegels Nederland, het Asiel, Migratie en Integratie Fonds en sinds dit jaar ook van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Overige partners staan achterin het verslag genoemd.

De Vrolijkheid heeft een actief fondsenwervingsbeleid dat bestaat uit het benaderen van fondsen, gemeenten en provincies, scholen, kerken, serviceclubs, bedrijven en particuliere donateurs. Dit beleid wordt uitgevoerd door twee landelijk werkende fondsenwervers en een fondsenwerver die lokaal werkende programmacoördinatoren ondersteund bij het werven van lokale fondsen en subsidies. Zowel landelijk als lokaal werkt de Vrolijkheid samen met partnerorganisaties die financieel en inhoudelijk bijdragen aan de activiteiten van de Vrolijkheid. De financiële bijdragen die de Vrolijkheid ontvangt zijn voor het grootste deel geoormerkt voor specifieke projecten of programma’s. Dit was ook in 2021 het geval.

Organisatorische ontwikkelingen 2021

Aanpassing besturingsmodel Op 1 juli 2021 trad de nieuwe Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr) in werking en dit had voor de Vrolijkheid een aantal consequenties, waaronder de noodzaak tot een aantal aanpassingen in de statuten. Hierbij speelde ook aangescherpte ANBI wetgeving mee. Tegelijkertijd werd het bestuursmodel van de Vrolijkheid geëvalueerd door het bestuur en de directie. Dit resulteerde eind 2021 in een besluit tot aanpassing van het besturingsmodel van een bestuur- naar een Raad van Toezicht (RvT)-model. Op 6 januari 2022 werden de aangepaste statuten ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Het nieuwe RVT model sluit goed aan op de wijze van besturen en toezicht houden binnen de organisatie, alsmede op de schaal en mate van professionaliteit van de stichting. Het besturen van de stichting wordt belegd bij de huidige directeur (die directeur-bestuurder wordt) en de toezichthoudende functie bij de Raad van Toezicht (RvT). Daarnaast vervult de RvT een controlerende, stimulerende en adviserende rol. Het bestuur verschaft de RvT tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van zijn functie. In de statuten worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en RvT beschreven en wordt vastgelegd op welke punten de goedkeuring van de RvT vereist is.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is bij de Vrolijkheid direct verbonden aan de doelstelling van de organisatie. De stichting legt van nature de nadruk op het sociale aspect van verantwoord ondernemen door maatschappelijke, economische en persoonlijke effecten in acht te nemen.

De Vrolijkheid houdt rekening met belanghebbenden en waakt ervoor dat de organisatie niet deelneemt aan activiteiten die niet in het belang zijn van de doelgroep. Door positieve verhalen te delen geeft de Vrolijkheid een geluid tegen uitsluiting en vooroordelen.

Als maatschappelijke organisatie draagt de Vrolijkheid waar mogelijk bij aan een duurzame en eerlijke wereld. Dit werkt door in een groene en sociale bedrijfsvoering, zoals groene energie, afvalscheiding en een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf. Ook de banken en verzekeraars van de Vrolijkheid zijn zoveel mogelijk duurzaam en maatschappelijk verantwoord.

De stichting zet zich actief in om drempels weg te nemen voor mensen die voor ons werken. De Vrolijkheid wil zo bijdragen aan inclusie en integratie van mensen die recentelijk in Nederland zijn komen wonen.

Risicobeleid

Eens per jaar inventariseren en bespreken het bestuur, de directie en het managementteam de belangrijkste risico’s en onzekerheden, zowel binnen de Vrolijkheid als in het bredere werkveld. Daarbij ligt de focus op het voorkomen van risico’s, maatregelen om risico’s te verkleinen en preventieve oplossingen. De Vrolijkheid werkt in een veranderende omgeving met onzekerheden, maar is ten aanzien van organisatorische, financiële en bedrijfsrisico’s risicomijdend.

De risicoanalyse van de Vrolijkheid bestaat uit een risicomatrix (gebaseerd op ISO31000) met vier hoofdcategorieën: strategische, operationele, financiële en juridische risico’s. Per categorie is een percentage geïdentificeerd van de mogelijke kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet en een bedrag voor de mogelijke impact van dat risico. Kans maal impact levert een waarde op voor de inherente risico’s die de Vrolijkheid loopt, waarna bijbehorende beheersmaatregelen leiden tot een restrisico. Ter afdekking van dit restrisico houdt de Vrolijkheid een continuïteitsreserve aan.

In 2021 werden naar aanleiding van de evaluatie geen nieuwe risicocategorieën toegevoegd. Het totale restrisico was gelijk aan 857 duizend euro terwijl de continuïteitsreserve gelijk bleef aan 850 duizend euro. Dit resulteert in een weerbaarheidsindex van 0,99 (deze index is de ratio van de aanwezige continuïteitsreserve gedeeld door de benodigde reserve volgens de risicokwantificering).

Strategische risico’s

Toegang tot azc’s 

Toegang tot azc’s is voor de Vrolijkheid cruciaal in het uitvoeren van de missie en deze toegang wordt gegeven door het COA. Voor de Vrolijkheid is een goede relatie met het COA van groot belang, zowel op operationeel, als bestuurlijk niveau. De samenwerkingsafspraken tussen het COA en de Vrolijkheid liggen vast in een landelijk geldende intentieverklaring op bestuurlijk niveau en lokale convenanten per azc. De bereidheid van een lokale COA afdeling is doorslaggevend in de toelating van de Vrolijkheid tot een azc. Het COA stelt ruimtes en andere faciliteiten ter beschikking en draagt op een groot aantal locaties ook financieel bij aan de activiteiten van de Vrolijkheid.

De samenwerking met het COA verliep in 2021 over het algemeen positief. Dit bleek onder meer uit een grote bereidheid van het COA om de Vrolijkheid goed geïnformeerd te houden over de gevolgen van landelijke maatregelen ten aanzien van Corona. Het bleek ook uit de hoogte van de lokale financiële bijdragen door het COA (die uitkwamen op een bedrag van €116.285) en de bereidheid om mee te werken aan oplossingen in het bereiken van kinderen en jongeren tijdens lock-downs. De Vrolijkheid ontving geen klachten van het COA over de samenwerking.

De Corona pandemie heeft duidelijk gemaakt dat toegang tot azc’s niet altijd vanzelfsprekend is en dat de Vrolijkheid ook via andere wegen in contact moet kunnen blijven met de deelnemers aan activiteiten. In 2021 werd het digitale KunstLab Art World ontwikkeld waarmee kinderen digitaal deel kunnen nemen aan activiteiten van de Vrolijkheid. Art Wold is een aanvulling op de activiteiten en wordt in 2022 in gebruik genomen.

Toe- en afname van het aantal mensen in de asielopvang kan een effect hebben op de locaties waar de Vrolijkheid werkt als dit resulteert in het openen of sluiten van nieuwe azc’s. Dit risico vangt de organisatie op door te werken met flexibel inzetbare teams, activiteiten en inrichtingselementen die relatief gemakkelijk verplaatsbaar zijn. In 2021 nam het aantal bewoners van azc’s toe en werden door het COA noodlocaties geopend om zo voldoende plekken ter beschikking te stellen. Op vier van die noodlocaties werden kinderen en jongeren actief betrokken bij de activiteiten van de Vrolijkheid.

Reputatie 

Het onderwerp ‘asiel’ is politiek beladen en de doelgroep is vaak in het nieuws. Door positieve en politiek- en religieus neutrale uitingen blijven de risico’s die samenhangen met de positionering van de Vrolijkheid beperkt. Desalniettemin kunnen incidenten en onzorgvuldige communicatie op azc’s leiden tot reputatieschade. Door een laagdrempelige, persoonlijke organisatiecultuur en zorgvuldige begeleiding, training en monitoring van de lokale teams verlaagt de Vrolijkheid de kans hierop. Dit risico wordt verder beperkt doordat alleen gewerkt wordt met mensen die in het bezit zijn van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en een ondertekende gedragsverklaring. Daarnaast hanteert de Vrolijkheid een meldprotocol kindermishandeling en (seksueel) misbruik.

In 2021 werden beleidsdocumenten aangescherpt of nieuw geïntroduceerd. Hieronder vallen de gedragsverklaring, integriteitscode, beleid ter bescherming van kinderen, meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld, meldprocedure misstanden en een klachtenregeling voor ongewenste omgangsvormen. De Vrolijkheid maakt gebruik van een externe klachtencommissie en vertrouwenspersoon. Eventuele klachten over de Vrolijkheid worden zo zorgvuldig afgehandeld. In 2021 is er éénmaal een beroep gedaan op de vertrouwenspersoon en er zijn geen formele klachten binnengekomen.

In 2021 hebben zich geen voorvallen voorgedaan die hebben geleid tot reputatieschade voor de Vrolijkheid. Andere Goede Doelen organisaties kwamen ook niet in het nieuws met berichten die een mogelijke impact zouden kunnen hebben op de reputatie van de hele sector.

Toegang tot middelen

De uitgesproken focus op kunstzinnige activiteiten maakt de Vrolijkheid uniek in Nederland, maar de Vrolijkheid is niet de enige organisatie die activiteiten voor kinderen en jongeren organiseert in azc’s. Zo bieden Save the Children, UNICEF Nederland en War Child samen binnen het TeamUp programma sport en spelactiviteiten aan kinderen van 6-18 jaar. Ook zijn een aantal kleinere organisaties lokaal actief op een aantal azc’s.

Fondsenwerving voor deze activiteiten door andere organisaties zou kunnen leiden tot een afname van het resultaat fondsenwerving van de Vrolijkheid. Door de activiteiten zo goed mogelijk met deze en andere organisaties af te stemmen, blijft deze mogelijk negatieve invloed op de Vrolijkheid beperkt.

Hoewel de baten In 2021 achter bleven bij de begroting heeft de Vrolijkheid niet ervaren dat dit komt doordat het aanbod aan activiteiten voor kinderen en jongeren in azc’s is toegenomen. Wel is de vraag om middelen bij een aantal fondsen in algemene zin toegenomen, mede door het (gedeeltelijk) wegvallen van eigen inkomsten in de culturele sector door beperkende Corona maatregelen.

Operationele risico’s

Kwaliteit medewerkers

Stichting de Vrolijkheid werkt vanuit een eigen visie en gezamenlijke waarden. De implementatie van methodiek, werkprocedures en trainingen dragen bij aan het borgen van de kwaliteit van het werk van medewerkers. De competenties en weerbaarheid van medewerkers blijven desondanks een voortdurend aandachtspunt. De Vrolijkheid is zorgvuldig in de werving en selectie van nieuwe programmacoördinatoren en kunstenaars en investeert middels het trainingsprogramma Vrolijke Academie in de kwaliteit en het verloop van medewerkers.

Naast het reguliere kunstenaarschap en de organisatorische vaardigheden werd in 2021 ook weer veel improvisatievermogen en flexibiliteit gevraagd van de medewerkers van de Vrolijkheid. In elk azc werden Corona beperkende maatregelen op een daar passende wijze uitgevoerd, waardoor de teams van de Vrolijkheid hier voortdurend op moesten anticiperen. Ook het thuiswerken en het online overleggen stelde medewerkers op de proef. Ondanks deze ingewikkelde omstandigheden wisten medewerkers elkaar te motiveren en de kwaliteit van de activiteiten hoog te houden.

Fraude 

Een laagdrempelige en persoonlijke organisatiecultuur in combinatie met heldere afspraken en een professionele werkhouding dragen bij aan het voorkomen van fraude. De lijntjes zijn kort, mensen kennen elkaar en afspraken zijn transparant.

De financiële- en contractadministratie is ingericht volgens het zogenaamde ‘4-ogenprincipe’ en adequate functiescheiding. Dit versterkt de rechtmatigheid van afspraken en betalingen. Medewerkers melden (het vermoeden van) fraude en/of andere misstanden binnen de stichting en/of maken gebruik van de ‘meldprocedure misstanden’ of de ‘klachtenregeling ongewenste omgangsvormen’. Deze procedures zijn openbaar toegankelijk op website van de Vrolijkheid. In 2021 werden geen gevallen van fraude gemeld of waargenomen.

Digitaal contact

Offline heeft de Vrolijkheid ruim 20 jaar ervaring in het bereiken van kinderen en jongeren in azc’s. Het digitaal betrekken en bereiken van kinderen en jongeren in azc’s is daarentegen helemaal nieuw. De huidige staat van WIFI netwerken en beschikbare digitale apparaten in azc’s zorgen ervoor dat niet alle kinderen en jongeren kunnen deelnemen en (deel)projecten niet of in mindere mate kunnen worden uitgevoerd. In samenwerking met de Werkgroep Kind in azc bepleit de Vrolijkheid verbetering van de kwaliteit van wifi-netwerken op azc’s waar dit nog niet voldoende is. Het COA en de politiek hebben inmiddels beloftes gedaan om te investeren in deze netwerken.

Financiële risico’s

Rechtmatige bestedingen

Stichting de Vrolijkheid minimaliseert financiële risico’s en beheert het vermogen op direct opvraagbare spaarrekeningen bij Triodosbank, ING Bank en SNS Bank. Gegeven haar inkomstenbasis en vermogenspositie is de Vrolijkheid risicomijdend. Met inachtneming van ethische normen streeft de stichting naar een maximaal financieel rendement.

De beschikbare liquide middelen zijn door het veelal projectmatige karakter tijdelijk en derhalve ongeschikt voor het beleggen in aandelen, obligaties, onroerend goed of andere risicodragende beleggingen.

Baten worden veelal achteraf definitief vastgesteld wanneer is aangetoond dat aan de subsidievoorwaarden is voldaan. Voldoende kennis van deze voorwaarden, controle op de uitvoering van projecten, advies en alertheid ten aanzien van veranderingen dragen zorg voor rechtmatige bestedingen binnen de Vrolijkheid. In 2021 werd het door AMIF gesubsidieerde project Vrolijke Broedplaast definitief vastgesteld nadat in een tweedelijnscontrole voor een tweede keer werd vastgesteld dat de subsidie volgens de geldende voorwaarden werd besteed. In 2021 werden geen onrechtmatige bestedingen geconstateerd.

Spreiding inkomsten 

In verband met risicospreiding is het voor de Vrolijkheid van belang niet afhankelijk te zijn van één of enkele inkomstenbronnen. Dit bleef ook in 2021 een aandachtspunt. De projectinkomsten van de Vrolijkheid kenmerken zich door een grote mate van spreiding. Zowel grote en kleine, landelijke en lokale fondsen, subsidies, kerken, serviceclubs en donateurs dragen bij aan een gevarieerd palet aan inkomsten. In 2021 was het benaderen van nieuwe potentiële partners en donateurs een aandachtspunt. Het is de verwachting dat dit in 2022 leidt tot een verdere spreiding van de inkomsten.

Liquiditeit

Inzicht in de liquiditeit is essentieel voor de financiering van de activiteiten. Fondsen en subsidies worden onder verschillende voorwaarden toegekend met gevolgen voor het tijdstip waarop overgegaan wordt tot uitbetaling. De Vrolijkheid ontvangt haar inkomsten vooraf, achteraf en/of op basis van voorschotten. De liquiditeitspositie wordt minimaal eens per kwartaal geanalyseerd. Inhoudelijke en financiële planning en monitoring beperkt mogelijke over- en onderbesteding. Helderheid over declarabele kosten en de naleving daarvan voorkomt dat kosten achteraf als niet subsidiabel worden beoordeeld. Zo voorkomt de Vrolijkheid lager vastgestelde subsidies en mogelijke terugbetaling. Wanneer subsidies eenmaal zijn vastgesteld vervalt het risico op terugbetaling. Bij meerjarige projecten neemt het risico op mogelijke terugbetaling toe omdat dit veelal om grotere bedragen gaat over een langere termijn.

In 2021 was er voldoende liquiditeit aanwezig voor de uitvoering van alle projecten en de reguliere bedrijfsvoering. Door een vooruit ontvangen bijdrage van de Nationale Postcode Loterij voor het project Beeld// Formers is het vooruitzicht dat de liquiditeit ook het komende jaar geen probleem zal zijn.

Verslaglegging en transparantie

De Vrolijkheid houdt in alle lagen van de organisatie toezicht op de optimale besteding van middelen, zodat de doelstelling zo effectief en doelmatig mogelijk gerealiseerd wordt. Intern wordt eens per kwartaal verslag uitgebracht door middel van uitgebreide geconsolideerde kwartaalrapportages, bestaande uit een staat van baten en lasten, lastenverdeling, een liquiditeitsoverzicht, balans en financieel overzicht van de budgetten per azc. Het bestuur stelt deze rapportages vast. Publieke verantwoording vindt plaats in dit jaarverslag en in de jaarrekening. Waar nodig ontvangen projectfinanciers een rapportage van afzonderlijke projecten.

Ieder kwartaal stellen programmacoördinatoren inhoudelijke rapportages op van de activiteiten op het azc. Zo’n kwartaalrapportage geeft inzicht in het aantal deelnemers dat is bereikt, het aantal workshops en projecten, voorbeelden en verhalen, de planning van het komende kwartaal en personele ontwikkelingen.

Aan de hand van deze rapportages worden resultaten gevolgd en doelstellingen waar nodig aangepast. Via het CRM systeem wordt inzicht verschaft in de lokale budgetten en dekkingsplannen. Deze financiële overzichten voor de lokale teams worden elke 6 weken geactualiseerd. Onderdeel van het CRM systeem is ook een ‘tel app’ die workshopbegeleiders in staat stelt om eenvoudig het aantal kinderen per workshop door te geven op hun eigen mobiele telefoon. Dit vergroot het inzicht in het bereik van de Vrolijkheid.

In 2021 werd de CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) erkenning gecontinueerd. Het CBF is de toezichthouder voor goede doelen in Nederland. Het CBF controleert goede doelen en beoordeelt het bestuur, beleid en bedrijfsvoering en de wijze waarop verslag wordt uitgebracht.

Juridische risico’s 

De Vrolijkheid werkt veel met freelancers en volgt de veranderende wet- en regelgeving op de voet. De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is hierbij van toepassing. Legaltree Advocaten en het verloningsbedrijf Tentoo adviseren de Vrolijkheid en jaarlijks wordt geëvalueerd of de wijze waarop freelancers worden ingehuurd voldoet aan de wet. In 2021 zijn geen veranderingen opgetreden en maakte de Vrolijkheid gebruik van model opdrachtovereenkomsten en verloning via Tentoo.

In 2021 werden verschillende landelijke maatregelen afgekondigd met betrekking tot de coronabestrijding. De Vrolijkheid volgde deze richtlijnen op, zowel op het kantoor in Amsterdam als op de azc’s. In de azc’s volgde de lokale teams de aanwijzingen van het COA.

De Vrolijkheid zou op grond van de wet verplichte deelname in een bedrijfstakpensioenfonds verplicht gesteld kunnen worden om deel te nemen in een bedrijfstakpensioenfonds. Dit gebeurde in 2021 door het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW). De Vrolijkheid heeft een werkingssfeeronderzoek laten uitvoeren door een externe partij, waaruit volgde dat op goede gronden kan worden gesteld dat de Stichting niet onder de werkingssfeer van PFZW valt. Met het oog op de onzekerheid die door het standpunt van PFZW is ontstaan, is in 2021 een voorziening gevormd ter dekking van de kosten voor een eventuele aansluiting bij PFZW.

Het bestuursverslag en de jaarrekening van de Vrolijkheid zijn opgesteld in overeenstemming met Richtlijnen 640 en 650 Fondsenwervende Instellingen. Het bestuur van Stichting de Vrolijkheid heeft op 10 maart 2021 het jaarverslag en de jaarrekening over 2020 vastgesteld.